Viele Menschen nutzen aktuell die Zeit zuhause, um aufzuräumen oder auszusortieren – oder tun dies, wenn ein Umzug ansteht. Gerade beim Aussortieren von Dokumenten sollten Sie mit Bedacht vorgehen. Jeder hat da sein System: Kaufquittungen, Verträge, Steuerbescheide, Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen etc. als „Loseblattsammlung“ in Schubladen und Schachteln verstaut oder chronologisch und thematisch in Ordnern sortiert. Aber: Welche Belege sind wichtig und sollten mittel- oder längerfristig oder sogar lebenslang aufbewahrt werden? Welche können bedenkenlos in den Reißwolf?
Wir geben Ihnen einen Überblick über die genauen Aufbewahrungsfristen für private Dokumente, die oftmals vorgeschrieben werden oder zumindest empfehlenswert sind.
Aufbewahrung: 2 Jahre
- Kaufverträge, Quittungen Kassenbelege bis zum Ende der Gewährleistungszeit, in der Regel zwei Jahre
- Achtung: Rechnungsbelege mit einer längeren Garantiezeit
- Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)
Aufbewahrung: mindestens 3 Jahre
- Mietverträge von alten bzw. beendeten Mietverhältnissen
- Versicherungsunterlagen von abgelaufenen Versicherungen
Aufbewahrung: 4 Jahre behalten
- Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
Aufbewahrung: 6 Jahre
- Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von „Vielverdienern“, die mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr verdienen
Aufbewahrung: 30 Jahre
- Gerichtsurteile
- Mahnbescheide
- Kreditunterlagen
Für die gesamte Gebrauchsdauer
- Nachweise, Rechnungen, Quittungen für die Hausratversicherung: z.B. Belege über den Kauf eines Fahrrads, Möbel, Elektronik oder Schmuck
Für die gesamte Laufzeit
- Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
- Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten: z.B. Tages- und Festgeld, Lebensversicherung oder Sparplan
Mindestens bis zur Rente
- Unterlagen über den beruflichen Werdegang: z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen
Lebenslang aufbewahren
- Renten- und Sozialversicherungsnachweise (mindestens jedoch bis zur Rente)
- Zeugnisse: z.B. Schule, Ausbildungs- und Berufsabschlüsse
- Standesamtliche Urkunden: Familienstammbücher, Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen
- Krankenversicherungsunterlagen und ärztliche Gutachten
- Dokumente und Belege zum Immobilienbesitz
Vorsorge bei Einbruch oder Hausbrand
Es ist durchaus empfehlenswert, wichtige Dokumente zu kopieren oder sie zu digitalisieren und Kopien und Festplatten an einem sicheren Ort oder in einer Cloud (= internetbasierte Bereitstellung von Speicherplatz) unterzubringen. Alternativ können besondere Dokumente in einem Bankschließfach oder bei einem Notar kostenpflichtig hinterlegt werden.
Ab in den Papierkorb?
Für die Entsorgung von Dokumenten mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten empfehlen wir die Nutzung eines Aktenvernichters, der für kleines Geld im Büro- oder Elektrohandel erworben werden kann.
Sortieren und Archivieren
Wer zukünftig vermeiden will, dass seine Dokumentenberge anwachsen, der sollte seine Papiere regelmäßig sortieren, in Ordner abheften und diese mindestens einmal im Jahr aktualisieren – so lassen sich Papierberge und Papierchaos vermeiden.
Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll und bleiben Sie gesund!